Jahresabrechnung bei Wohnungseigentum

Eine der wichtigsten Aufgaben in der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft stellt die Erstellung einer Jahresabrechnung über die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen dar. Eine solche Abrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss gemäß § 28 Abs. 3 WEG nach Ablauf eines Kalenderjahres vorgenommen werden. Form und Inhalt der Jahresabrechnung werden im Wohnungseigentumsgesetz nicht in allen Einzelheiten definiert. Zudem stellt die Abrechnung weder eine Bilanz noch eine Gewinn- und Verlustrechnung dar. Folgende wesentlichen Grundsätze müssen bei der Abrechnung allerdings eingehalten werden:

– Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Laufe des jeweiligen Kalenderjahres müssen ausgewiesen werden.

– Rechnungsabgrenzungen, Forderungen und Verbindlichkeiten gehören nicht in die Abrechnung.

– Die Abrechnung setzt sich aus einer Gesamtabrechnung sowie den Einzelabrechnungen für jeden Wohnungseigner zusammen. Dabei muss die genaue Verteilung der Ausgaben und Einnahmen auf die Eigentümer mittels eines gesetzlichen, beschlossenen oder abweichend vereinbarten Verteilungsschlüssels vorgenommen werden.

– In der Jahresgesamtabrechnung und der Einzelabrechnungen muss die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage dargestellt werden.

– Die als Instandhaltungsrücklage von den Wohnungseigentümern tatsächlich geleisteten sowie die noch geschuldeten Zahlungen werden als Einnahmen bzw. sonstige Kosten dargestellt.

– Die Jahresabrechnung muss in allen Teilen vollständig, übersichtlich und für jeden Wohnungseigentümer nachvollziehbar sein.

– Die Einzelpositionen sollten inhaltlich entsprechend des Wirtschaftsplans gegliedert werden, um einen Vergleich zwischen den veranschlagten und den tatsächlichen Zahlen zu erhalten.

– In einer Vermögensübersicht muss das Verwaltungsvermögen neben der reinen Einnahmen- und Ausgabenabrechnung ausgewiesen werden. Dieses muss unter anderem Verbindlichkeiten, Forderungen und Instandhaltungsrückstellungen beinhalten.

– Die für die Gemeinschaft geführten Konten sind mit Kontoständen jeweils zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraumes bzw. Kalenderjahres anzugeben.

Über die Gesamt- und die Einzelabrechnungen muss die Beschlussfassung erfolgen, da sonst keine rechtswirksamen Zahlungspflichten begründet würden. Um eine Ungültigkeit für mehrheitlich beschlossene Abrechnungen, die fehlerhaft sind, zu bewirken, ist immer eine rechtliche Anfechtung vor Gericht notwendig. Erfolgt diese gerichtliche Anfechtung nicht, so ist auch eine rechtswidrige, fehlerhafte und mehrheitlich beschlossene Abrechnung wirksam und verpflichtet die Wohnungseigentümer zum Ausgleich eventueller Fehlbeträge aufgrund von zu niedrigen Vorauszahlungen.

Gemäß § 29 Abs. 3 WEG sollte die Abrechnung durch einen eventuell gewählten Verwaltungsbeirat überprüft werden. Diese Prüfung soll sich nicht auf rein rechnerische Aspekte erstrecken, sondern auch auf die sachliche Richtigkeit. Jeder Wohnungseigentümer selbst hat das Recht auch nach erfolgter Beschlussfassung der Wohnungseigentümerversammlung, die Abrechnungsunterlagen einzusehen. Eine vorsätzlich verspätete Vorlage der Abrechnung oder eine Nichtvorlage einer Jahresabrechnung kann zur vorzeitigen Abberufung und Ablösung des Verwalters führen und stellt dafür einen gewichtigen Grund dar.